Définition des conflits d'intérêts

Nous définissons un conflit d'intérêts comme étant:

• Une situation dans laquelle l'intérêt de Belfius Insurance peut être incompatible avec celui d'un de ses clients ou y être opposé
• Une situation où les intérêts d'un client ou d'un groupe de clients déterminé sont incompatibles avec ceux d'un autre client ou d'un autre groupe de clients.

Notre approche

Belfius Insurance préconise une approche en deux étapes: l'identification, puis la prévention ou la gestion d'un conflit d'intérêts.

Identification des conflits d'intérêts

Une cartographie de cas potentiels de conflits d'intérêts a été élaborée. Cette liste est gérée par le département Compliance sur proposition des différentes lignes de métiers de Belfius Insurance et est communiquée à la direction. Elle prévoit des scénarios-types de conflits d'intérêts que doivent surveiller les lignes de métiers.

Exemples de conflits d’intérêts:

• Proposer aux clients des produits qui ne leur sont pas adaptés.
• Accepter et proposer des cadeaux et des invitations, ce qui pourrait entraver l'objectivité du comportement.
• Conflit d'intérêts entre 2 assurés auprès de la même compagnie ou entre un assuré et la compagnie.
  
  

Prévention et gestion des conflits d'intérêts

Nous avons défini plusieurs catégories de mesures de base afin de prévenir, minimiser ou gérer des conflits d'intérêts susceptibles d'affecter notre clientèle.

Indépendance

Les employés de Belfius Insurance doivent s'assurer qu'ils adoptent des attitudes totalement indépendantes dans leurs relations avec les clients. C'est pourquoi des mesures visant à prévenir toute influence et à garantir une attitude indépendante ont été mises en place: prévention d'intervention inappropriée auprès de certaines activités ou services, politique de cadeaux et d'invitations...

Mesures de gestion

• Mesures organisationnelles
  En vue de garantir la prévention ou la gestion des conflits d'intérêts potentiels, des mesures organisationnelles sont nécessaires. Celles-ci font l'objet de règles et de procédures spécifiques.

  En cas de survenance de conflit d’intérêts, Belfius Insurance ne donnera pas de recommandation personnalisée et se bornera à évaluer la connaissance et l’expérience du client.

  Les conflits d’intérêts relatifs aux activités d’intermédiation sont consignés dans un registre. Chaque année, le département Compliance évalue ce registre afin de mettre en place des solutions structurelles, d’évaluer les besoins de formations et de compléter l’inventaire de conflits d’intérêts potentiels.
   
• Informations au sujet des conflits d'intérêts
  Au cas où le conflit d’intérêts ne peut être évité, le client concerné est informé d’une manière qui lui permette de décider en connaissance de cause de l’évolution future du dossier ou de la transaction.

  Les plaintes relatives aux conflits d’intérêts feront l’objet d’un suivi distinct.

Procédures et lignes directrices additionnelles

Une aide supplémentaire à l'identification et à la gestion des conflits d'intérêts est donnée par les procédures et lignes directrices qui ont été mises en place dans le cadre d'autres obligations spécifiques.

Ainsi, il existe déjà au sein de Belfius Insurance un Code de Déontologie, une charte Compliance, une politique d’intégrité, des Codes de conduite propres à différentes activités…

Formation et communication

La politique en matière de conflits d'intérêts ainsi que les règles et procédures spécifiques qui en découlent font l’objet de formations et de communications spécifiques.

Responsabilités

La direction de Belfius Insurance s'assure que les systèmes, contrôles et procédures sont solides et permettent d'identifier, de prévenir et de gérer des conflits d'intérêts qui peuvent naître. Elle est assistée dans cette tâche par le département Compliance qui veille à l'application et à l'adéquation des procédures et mesures prises en vertu de la politique et qui lui fait rapport.